Renungan hari ini : Menemukan masalah adalah separuh dari solusi masalah itu sendiri. Mengapa mengapa mengapa. Tetap semangat
Pada sebuah rapat koordinasi manajemen antara Divisi Mining dan divisi HROD di PT. Ricobana Abadi pada awal Bulan september tahun 2016, saya mendapatkan sebuah coaching yang sangat bagus dari Pak Suprianto, direktor operasi kami. Saat itu terdapat sebuah masalah terkait dengan roster kerja karyawan yang kejerja di site atau di proyek. Dimana sesuai dengan jumlah tenaga kerja yang ada atau sesuai dengan man power planning (MPP) seharausnya tidak terdapat kekurangan orang, namun kenyataanya operasional kami masih belum terlalu baik dan salah satu penyebabnya adalah dikarenakan masalah ketidak hadiran karyawan. Kami harus mencari tahu apa sebenarnya masalahnya adalah pada pengaturan roster kerjanya atau dari aspek perencanaannya atau karena ketidakdisplinan dari karyawan. Kami harus menganalisa dan mengevaluasi data yang cukup banyak, karena total karyawan kami lebih dari 500 orang dan kami juga harus menganalisa roster kerja karyawan ini selama setahun sehingga kita mendapatkan sebuah data di excell yang sangat banyak. Karena yang kita cek adalah setiap hari. Melihat data ditampilkan saja saya sudah mulai rada rada pusing dan mual. Lebih lebih suplai sarapan tadi pagi agak berkurang. Setelah diberikan pendahuluan oleh pak benny selaku GM mining dan pak yori selaku GM HROD, tiba giliran para manajer yang akan melakukan analisa tentunya di arahkan oleh atasan atasan kami, para GM dan direktor operasi yang sudah hadir 5 menit sebelum rapat di mulai. Rasanya mengejar durability dari atasan kami yang satu ini memang agak susah.
Satu persatu saya dan agung samodro, manajer HR Operation bersama pak Oyang melakukan evaluasi dari roster yang ada di layar. Evaluasi ini kami lakukan untuk mengetahui penyimpangan – penyimpangan yang terjadi. Masing – masing kami telah membawa data dan tentunya konsen yang berbeda beda. Konsen saya dari aspek developmentnya, akan mencari tahu siapa siapa saja karyawan yang bermasalah. Konsentrasi dari pak oyang adalah dari aspek operasional, karena beliau sebagai manajer engineering. Dan mas agung samodro konsen dari aspek data kehadiran karyawan, untuk dianalisa tingkat kehadiran dari beberapa aspek, cutinya, sakitnya atau tidak masuk tanpa keterangannya. Mendapat satu setengah bulan, rasanya sudah mulai jenuh. Beberapa gelas kopi dan air mineral yang kami lahap belum cukup membantu mengeyelesaikan masalah data yang sangat detil ini. Melihat kondisi ini Pak Supri menyampaikan kepada kami, “Coba aja pantengin yang aneh aneh dari data itu, tidak perlu semuanya, ketemu polanya baru validasi dan pastikan dari data keseluruhannya”. Sepintas masukan dan arahan beliau biasa biasa saja bagi kami. Namun akhirnya saya mengetahui kekuatannya setelah ketemu satu, dua dan seterusnya dari karyawan karyawan yang “aneh aneh kahadirannya itu dan kami pun akhirnya mampu menemukan siapa yang tidak disiplin, berapa lama tidak displinnya, hari apa saja tanggal berapa saja dan bulan apa saja yang dapat kami validasi sekaligus sebagau data pembanding dengan data opersional termasuk dalam menentukan letak dimana masalah ini. Akhirnya kami pun menemukan pola roster yang kurang tepat sehingga kami menemukan metode untuk memperbaikinya.
Cerita dari aktitas pekerjaan saya ini, saya hanya ingin menyampaikan kepada anda tentang sebuah metode yang sangat simple dan sederhanya untuk menemukan sebuah masalah. Waduh, kok dianggap penting ya menemukan masalah. Kawan, ketahuilah bahwa menemukan masalah sudah merupakan separoh dari solusi dari masalah itu sendiri. Percaya sama saya, berapa banyak orang yang gagal mencari solusi atas sebuah masalah, karena masalahnya sendiri belum ketemu atau masalahnya tidak tepat.kaidah ini adalah kaidah yang berlaku bukan hanya di dunia kerja, akan tetapi juga berlaku dalam aspek dan dunia apapun. Dalam lingkungan keluarga, dalam lingkungan masyarakat, bahkan dalam kehidupan berbangsa dan bernegara sekalipun. Temukan dulu masalahnya, barulah mencari solusinya.
Oleh karena itu, awali dengan masalahnya apa. Masalah adalah sesuatu yang menyimpang dari keinginan, sesuatu yang tidak sesuai dengan sesuatu yang sudah kita tentukan. Itulah masalah. Ketepatan kita dalam menemukan masalah, akan semakin tepat kita dalam mencari solusinya. Kaidah tentang masalah ini adalah penyimpangan yang sudah kita dalami. Sudah kita analisa dengan pertanyaan “mengapa, mengapa dan mengapa”. Setelah bertemu jawaban dari mengapa mengapa inilah yang menjadi masalah kita dan kita akan mencari solusi solusinya. Saya teringat ada seorang doses waktu saya menempuh pendidikan S2 dii Universitas mercu Buana, dalam salah satu motivasi yang beliau sampaikan pada saat memberikan kuliah kepada mahasiswanya beliau mengatakan, salah satu hal sederhana yang dipelajari dari konsep berfikir mahasiswa S3, bagi anda yang mengambil gelar Doktoral adalah kita mendalami suatu kondisi dengan peertanyaan “Mengapa”.
Kalau anak kita batuk – batuk ketika pulang sekolah, maka dapat kita analisa dengan kaidah “mengapa” ini. Kenapa dia batuk, oo,…ternyata karena dia minum minuman yang dibeli dari abang penjual di depan sekolahnya. Kenapa anak kita membeli air minum si abang ini, karena anak kita ternyata tidak diberi uang saku sama baby sitter kita, kenapa baby sitter kita tidak memberikan uang saku kepada anak kita, ternyata baby sitter kita tidak diberi uang oleh istri kita. Pertanyaan mengapa ini masih bisa kita lanjutkan, namun ketika kita sudah cukup menemukan bahwa dengan mengapa ini sudah bisa menjawab kasus ini maka selesai. Sehingga kita dapat mencari solusinya bahwa agar anak kita tidak batuk maka kita harus pastikan istri kita memberikan uang saku kepada baby sitter anak kita. Kadang kala kalau kita hanya mengobati masalah anak kita batuk ini hanya dengan menggunakan obat obat batuk, padahal hal itu tidak akan memberikan penyembuhan. Paling tidak dalam waktu beberapa saat mungkin sembuh, tapi pada kesempatan yang lain, batuknya anak kita akan kambuh kembali.
Kawan kawan, temukan masalah, mengapa mengapa mengapa.