Manfaat Program Improvement bagi organisasi dan atau perusahaan

Pada tanggal 26 – 30 November 2018 saya mengawal tim Improvement dari PT. Ricobana Abadi dalam acara Temu Karya Mutu dan Produktivitas Nasional (TKMPN) XXII yang diselenggarakan di Batam. Sebanyak 460 tim dari dalam dan luar negeri akan mempresentasikan hasil improvement dari masing – masing perusahaannya dan institusinya. Sebanyak 2700 orang ikut ambil bagian dalam acara bergengsi yang diselenggarakan setiap tahunnya ini. Ratusan perusahaan dan institusi pemerintah juga ambil bagian dalam ajang ini.

Bagi perusahaan dan institusi yang hadir dalam forum ini, tentunya mereka meyakini bahwa program Improvement memiliki manfaat yang besar bagi organisasinya. Karena rasanya menjadi mustahil perusahaan akan mengeluarkan investasi jutaan rupiah untuk memberangkatkan karyawananya mengikuti kegiatan tersebut. Bahkan beberapa perusahaan ada yang mengirimkan puluhan tim nya dengan ratusan personelnya.

Menurut saya, Improvement program bagi perusahaan memiliki beberapa manfaat sebagai berikut, sehingga perusahaan yakin bahwa program improvement ini adalah sebuah budaya yang sangat baik.
1. Sarana untuk mencapai target perusahaan
Target perusahaan yang sudah di susun di awal tahun, dapat diturunkan menjadi dua strategi besar dalam pencapaiannya, yang pertama adalah dengan melakukan kegiatan atau program rutin yang sudah biasa dilakukan. Dan yang kedua adalah dengan menjadikan topik atau tema improvement yang akan dilakukan oleh masing – masing divisi dengan produk improvementnya berupa Quality Control Project (QCP), kemudian diturunkan lagi menjadi program improvement di tingkat departemen departemen dengan Quality Control Circle nya, dan masing masing topik improvement departemen tersebut dapat diturunkan menjadi program improvement masing section dengan Quality Control Initiatif atau dengan sugestion system nya (SS). Dengan demikian keberadaam program – program improvement akan menjadi sebuah sarana pencapaian target perusahaan yang efektif.

2. Sarana untuk mengembangkan sumber daya manusia
Karyawan sebagai sumber daya manusia dalam perusahaan, dapat menggunakan program improvement ini sebagai sarana pengembangan yang efektif dan efisien. Dengan terlibat aktif dalam proses dan kelompok atau gugus gugus improvement dalam perusahaan maka karyawan akan “dipaksa” belajar, berproses, berfikir tentang sebuah permasalahan dengan tujuan untuk mencari solusinya dan kemudian di jaga kualitasnya agar tidak mengalami penurunan. Dan proses ini dalam teori development atau pengembangan sumber daya manusia menjadi sangat efektif bahkan paling efektif, karena karyawan langsung terlibat. Mereka menjadi subjek dari proses tersebut.

3. Sarana untuk menyeleksi karyawan yang berkualitas
Saya mengatakan bahwa karyawan yang melakukan improvement, mereka yang terlibat dalam gugus gugus kendali mutu mereka adalah karyawan karyawan yang berkualitas. Karyawan yang sesuai dengan keinginan pemilik saham, keinginan dari visi perusahaan tersebut. Karyawan yang melakukan improvement, mereka adalah karyawan yang memiliki loyalitas yang tinggi kepada perusahaan. Kenapa, karena karyawan yang membuat improvement, mereka adalah mereka yang mencintai pekerjaan, karena tidak akan mungkin seseorang akan rela melakukan aktivitas yang sifatnya adalah memberikan nilai tambah dari tugas harian mereka jika mereka tidak mencintai pekerjaan dan perusahaan mereka. Mereka sangat menikmati pekerjaan mereka. Saya juga mengatakan kepada para unsur pimpinan perusahaan, bahwa karyawan karyawan anda yang melakukan improvement mereka adalah kader kader terbaik yang anda miliki untuk kemajuan perusahaan anda di masa mendatang.

4. Sarana memperbaiki kondisi perusahaan
Konsep dalam improvement ini ada dua yaitu PDCA, Plan Do Check Action, sebuah siklus untuk meningkatkan kualitas dari satu titik tertentu yang lebih rendah ke titik tertentu yang lebih tinggi dengan langkah langkah di dalamnya yang sudah teruji untuk peningkatan ini. Dan yang kedua adalah konsep SDCA, Standar Do Check Action. Sebuah siklus untuk memastikan peningkatan dan perbaikan kulitas yang sudah di lakukan dalam PDCA di “ganjal” di tahan, dengan SDCA ini agar kualitas nya tidak turun. Tidak terjadi kesalahan yang sama dengan sebelumnya. Karenanya konsep improvement program ini bagi organisasi dan atau perusahaan akan dapat meningkatkan atau memperbaiki kondisi perusahaan.

5. Sarana meningkatkan usaha untuk mencintai perusahaan
Jika anda memiliki 1000 karyawan dan ke seribu dari karyawan anda, semuanya adalah orang yang mencintai perusahaan yang anda dirikkan, mereka memiliki kecintaan sebagaimana mereka memiliki kecintaan kepada keluarga mereka. Mereka yang akan menjaga nama baik keluarganya, mereka yang akan mengambil sampah yang berserakan di lantai itu, karena mereka mencintai dan memiliki perusahaan itu. Mereka yang akan memperbaiki kesalahan kesalahan mulai dari lingkup yang sangat kecil itu, karena mereka mencintai dan memiliki perusahaan itu. Maka perusahaan anda akan memiliki kekuatan yang luar biasa dahsyatnya. Karena “imunitas” berupa kecintaan dari karyawan itu adalah kekuatan utama nya. Dan seperti pada pembahasan sebelumnya, dengan melakukan improvement, maka karyawan akan berada dalam suasana kecintaan kepada perusahaan nya.

6. Sarana membentuk budaya perusahaan yang lebih baik
Di dalam kesempatan ini saya bertemu dengan salah seorang peserta yang sudah cukup “umur”menurut saya, usianya menjelang 53 tahun, Namanya pak Karjono. Beliau ikut menjadi salah satiu kontestan improvement mewakili perusahaan beliau. Saya bertanya kepada beliau karena saya cukup heran dengan semangat beliau dengan usianya yang sudah lanjut tersebut. “Apa yang memotivasi Bapak membuat dan mengikuti konvensi ini”. Jawaban beliau “Saya malu mas, masak karyawan yang muda muda, yang baru masuk kerja setahun dua tahun sudah pada membuat improvement membuat SS gitu, masak saya yang sudah puluhan tahun mengabdi tidak bisa membuat SS”. Luar Biasa, bukan hanya kepada Pak Karjono yang telah berhasil menjadi kontestan tersebut melainkan “Rasa Malu” yang dimiliki oleh Pak Karjono menjadi sebuah indikator Budaya yang sangat baik di kalangan karyawan perusahaan tersebut untuk melakukan improvement. Program – program Improvement dapat memunculkan budaya “malu” jika tidak mampu melakukan improvement. Budaya Malu yang Luar Biasa baik untuk kemajuan perusahaan.

7. Sarana memperbaiki permasalahan dalam perusahaan
Dalam salah satu sesi training yang saya berikan kepada karryawan, terdapat peserta yang bertanya kepada saya “Pak Saudi, apa perbedaan penyelesaian masalah dengan metode PDCA improvement dengan tanpa menggunakan metode PDCA, toh hasilnya juga sama sama tidak bisa kita nikmati dalam waktu dekat dan maslah tidak selesai saat ini”. Saya mengatakan kepada peserta tersebut “Dalam waktu 3 sampai 6 bulan bisa jadi masalah belum terselesaikan, karena dalam waktu tersebut, gugus kendali mutu masih berproses dengan Planning dan Implementasi, namun diatas waktu itu, masalah akan teratasi dan yang paling penting adalah masalah tidak akan terulang kembali. Dengan catatan proses PDCAdilakukan dengan benar. Ya, masalah tidak akan terulang kembali karena konsep improvement program ini bukan hanya sebagai “Pemadam kebakaran” dimana ada masalah kemudian diselesaikan dan ketika masalah selesai tidak ada proses tindak lanjut untuk memastikan kualitasnya tetap terjaga. Namun program improvement ini akan membuat sebuah standar kualitas yang akan menjadi “Ganjal” kualitas yang sudah diraih untuk tidak turun kembali. Program improbvement ini adalah sebuah program perbaikan masalah tanpa menimbulkan masalah. Hehe seperti slogan Pegadaian.

8. Sarana memahami hubungan atasan dengan bawahan dengan bersama menyelesaikan masalah dalam pekerjaan
Dalam implementasinya gugus gugus kendali mutu yang ada di perusahaan menjadi sarana yang efektif untuk meningkatkan chemistry atau keterikatan dari tim yang terdapat dalam lingkungan departemen atau bagian tersebut. Setiap gugus akan di tentukan fasilitator, leader dan tim nya, yang rata rata setiap unsur pimpinan dalam bagian tersebut akan menjadi leader dari gugus tersebut. Proses dalam gugus tersebut akan memunculkan sebuah interaksi, braistorming dan diskusi yang aktif dan positif dari semua anggota tim. Sehingga hal tersebut akan semakin meningkatkan hubungan yang kuat antara pemimpin dan tim nya dari bagian, departemen atau bagian tersebut.

9. Sarana membentuk sudut pandang yang objektif dalam perusahaan
Suatu saat dalam sambutannya, Bapak Hendro Wasano, General Manager Plant Division PT. Ricobana Abadi dalam Pembukaan konvensi Nasional internal PT. Ricobana Abadi, beliau menyampaikan “Alhamdulillah dengan program ini, tim saya khususnya di Plant Division, “Dipaksa” menjadi Objectif dalam menyampaikan permasalah permasalahan yang muncul terkait dengan ketersedaian dan kesiapan alat alat produksi kita. Yang sebelum program ini di jalanlan masih banyak yang memberikan laoran tentang breakdown unit maupun order spare part dengan mengatakan bahwa banyak yang breakdown pak, kualitasnya kurang bagus pak dan lain sebagainya. Dengan adanya program ini, tidak ada lagi kata kata atau data yang pokoknya banyak pak, tapi seberapa banyak, sparepart apa saja, sudah berapa lifetime nya, kapan penggantiannya, siapa PICnya, apa penyebabnya dan seterusnya. Semuanya harus sudah objektif.”. Program improvement ini memiliki sebuah standar evaluasi untuk data dan informasi yang disampaikan, terdapat mekanisme penilaiannya sehingga layak untuk diberikan atau di registrasi menjadi sebuah produk improvement. Dengan demikian secara tidak langsung akan “memaksa” perusahaan memiliki budaya objektif dalam setiap informasi dan data yang disampaikan.

10. Sarana meningkatkan pemahaman akan mutu dan produktivitas
Mutu adalah ukuran dari suatu hasil kerja yang diorientasikan kepada pelanggan. Sedangkan produktivitas ini adalah satuan hasil kerja dalam satuan waktu tertentu. Dengan improvement program maka mutu atau kualitas ini akan meningkat dan ketika kualitas ini meningkat maka produktivitas kerja dari tim, dari karyawan akan meningkat. Proses kerja akan di perbaiki dan semakin ditingkatkan kualitasnya sehingga hasil kerjanya menjadi lebih baik dan lebih meningkat.

11. Membangun kemampuan berfikir terencana, objektif dan leadership yang baik
Proses dalam metodologi PDCA ini terdapat sebuah masalah yang akan diselesaikan dan dicarikan solusinya. Untuk dapat menyelesaikan dan menemukan solusi tersebut harus didahului dengan sebuah perencanaan, penganalisaaan atas kondisi kondisi yang ada dan yang menyebabkan masalah tersebut timbul, kemudian di lakukan validasi atas penyebab penyebab masalah tersebut dan dilakukan sebuah pareto penyebab masalah yang ada dan kemudian di lakukan brainstorming untuk mencari ide ide perbaikan nya. Selanjutnya di agendakan dan dibuatkan sebuah perencanaan kerja untuk mengimplementasikan ide perbaikan yang dipilih tersebut. Sampai dilakukan evaluasi atas hasil perbaikan yang telah di lakukan dan dilakukan standarisasi atas proses perbaikan yang sudah di lakukan agar masalah nya tidak timbul kembali. Keseluruhan proses tersebut akan melatih semua tim yang terlibat, mulai dari unsur leader pimpinan, dan staff nya yang terlibat akan dilatih menjadi pribadi yang berfikir terencana, objektif dan mengasah kepemimpinan yang baik.

12. Membangun image perusahaan yang baik
Saya pernah berdiskusi dengan Pak Priyadi, beliau waktu itu menjadi Kepala teknik tambang PT. Adaro Indonesia dalam konvensi tingkat SIte PT. Pamapersada Nusantara waktu itu. Dalam diskusinya beliau mengatakan “Bagi kami, dengan konvensi Improvement yang dilakukan PT. Pama ini kami jadi yakin bahwa perusahaan ini merupakan organisasi dan organisasi yang terus belajar, terus berimprove, dan menunjukkan sebuah budaya yang baik dari manajemen dan karyawan nya.” PT.Adaro dalam hal ini adalah customer PT. Pamapersada Nusantara menjadi yakin dengan kualitas perusahaan tersebut karena proses improvement yang sudah dilakukan dan di kelola sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah budaya yang baik. Hal yang saya juga berlaku bagi perusahaan atau organisasi apapun yang telah menjalan program improvement, akan meningkatkan image kualitasnya. Karena dalam portofolio nya menampilkan keberhasilannya dalam program program improvementnya.

So, tunggu apalagi kawans, Mari kita ber improvement,
Salam Improvement, Bisa, harus Bisa dan pasti Bisa