Pada tulisan kali ini saya akan sharing tentang sebuah kaidah dalam dunia profesionalisme, dalam dunia kerja yang sangat sederhana namun menjadi sangat penting untuk di lakukan. Sebagai bahan renungan bagi anda yang saat ini sedang berprofesi sebagai seorang profesional, baik dengan jabatan sebagai unsur pimpinan maupun staff dalam sebuah perusahaan. Kaidah ini adalah Selalu lakukan update informasi kepada atasan anda atas apa yang akan, sedang dan telah anda lakukan. Atau telah anda putuskan. Apakah kaidah ini menjadi penting dalam dunia kerja. Sebelum saya menyampaikan penjelasannya, saya akan berikan pertanyaan dulu kepada anda dan tentunya anda harus menjawabnya dengan jujur.
Terkait dengan kaidah ini, apakah perlu kita selalu melakukan update atas apa yang akan, sedang dan telah kita lakukan kepada atasan kita, tolong dijawab beberapa pertanyaan saya berikut ini. Jika anda sebagai seorang atasan, lebih menyukai ketika anda memliki staff yang selalu update atas tugas maupun tanggung jawab mereka kepada anda atau lebih menyukai staff anda yang tidak memberikan update atas pekerjaan mereka kepada anda?. Atau pertanyaan yang lain, bagaimana pendapat anda jika ternyata suatu saat andan ditanya oleh atasan anda atas progress dari sebuah pekerjaan yang pekerjaan itu anda delegasikan kepada staff anda dan ternyata staff anda tidak memberikan update kepada anda?. Kita pasti akan sepakat bahwa kita akan lebih menyukai ketika anda memiliki seorang staff atau memiliki staff yang selalu update atas tugas tanggung jawab dan progress pekerjaan mereka kepada anda. Demikian juga, kita akan sepakat bahwa kita akan menyesal atas kondisi, dimana sebuah progress kerja yang seharusnya menjadi tanggung jawab kita namun karena dikerjakan oleh staff kita dan kita tidak mengetahui progress nya. Karena kita yang tidak menanyakan progress itu dan atau karena memang staff kita yang tidak memberikan update kepada anda.
Yang saya maksudkan dengan selalu dalam kaidah ini adalah ada sebuah budaya yang berjalan dalam tim kerja kita bahwa informasi atas laju pekerjaan yang menjadi bagian dari proses untuk mencapai tujuan atau target atau misi perusahaan baik dalam waktu mingguan, bulanan atau tahunan dapat dilakukan monitoring oleh orang orang yang memiliki tanggung jawab sesuai dengan levelnya. Maksudnya begini, dalam sebuah divisi dalam sebuah perusahaan memiliki struktur organisasi dipimpin oleh seoarang Division Head, membawahi beberapa orang manajer atau departemen head. Seorang departemen head pada departemen tertentu membawahi beberapa orang section head atau kepala seksi. Demikian juga seorang kepala seksi akan membawahi beberapa orang supervisor atau pengawas. Tanggung jawab divisi tersebut menjadi tanggung jawab Divison Headnya. Dan kemudian di turunkan menjadi tanggung jawab tanggung jawab dari para departemen headnya. Demikian seterusnya sampai ke bawah. Ketika ada sebuah tugas dan atau tanggung jawab yang menjadi area seorag manajer maka akan diturunkan ke beberapa orang section head dan section head juga bisa jadi akan menurunkan tanggung jawab dan atau tugas itu kepada supervisornya. Kaidah ini mengatakan bahwa seharusnya seorang supervisor selalu update kepada kepala seksi atau section head secara periodik atas apa yang akan, sedang dan telah dilakukan oleh sang supervisor. Dengan porsi informasi tertentu. Kemudian seorang section head akan memberikan informasi dengan porsi tertentu kepada manajernya atas pekerjaan yang menjadi tanggung jawab sang secton head yang di delegasikan kepada satu atau dua orang supervisornya. Demikian juga seterusnya, manajer memberikan update informasi dengan porsi tertentu kepada division headnya. Sehingga ketika seorang Divison Head ditanya tentang progress sebuah pekerjaan oleh Direktur maupun oleh customer maka sang divison head siap dengan jawabannya pada porsi informasi yang memang harus diketahui oleh sang division head.
Yang saya katakan dengan porsi dalam pembahasan di atas adalah bahwa sama sama update tentang sebuah progress pemenuhan orang dalam sebuah perusahaan. Seorang supervisor akan menyampaikan informasi pekerjaan kepada section headnya adalah berupa laporan dan rencana kerja dari proses rekrutmen yang akan dilakukan detil dengan tanggal jam tempat pelaksaannya. Kepanitiannya, detil anggarannya, persiapan persiapan teknis yang sudah dilakukan bahkan sampai kepada berapa jumlah alat tes yang akan di bawa. Namun seorang section head dalam memberikan update kepada manajernya adalah pada informasi laporan dan rencana berapa kali akan melakukan sebuah proses recruit sampai terpenuhi man power planning atau perencanaan pemenuhan karyawannya. Tidak detil sampai pada pelaksanaan teknis yang sudah dan akan dilakukan. Walaupun juga sah sah saja jika pada saat sang section head memberikan update informasi tersebut, sang manajer menanyakan beberapa hal teknis kepada section headnya. Demikian juga porsi informasi yang disampaikan oleh seorang manajer kepada Division Head nya. Sang manajer hanya akan memberikan informasi bahwa pemenuhan karyawan kita dalam proses rekrut dan akhir bulan ini sudah full fill, sudah terpenuhi semua. Persiapan, perencanaan dan pelaksanaan berjalan dengan lancar. Ini yang saya maksudkan dengan porsi porsi informasi yang sesuai dengan level jabatannya.
Namun hal mendasar dari kaidah ini sebenarnya adalan tertuju kepada masing – masing dari kita agar memahami kaidah ini dan melaksanakan kaidah ini dalam pekerjaan kita. Dalam keseharian kita. Bagi anda yang menempati jabatan manajer, maka selalulah update tentang apa yang akan, telah dan sedang anda dan tim anda lakukan kepada divison head anda. Atau bagi anda yang sekarang sebagai seorang kepala seksi, maka lakukanlah update tentang pekerjaan anda kepada manajer anda. Kaidah ini penting karena informasi yang update dan valid adalah referensi pengambilan keputusan atas langkah langkah selanjutnya dengan tepat dan cepat. Keputusan yang tepat dan cepat ini yang akan menjadi daya saing yang tinggi untuk tim anda. Saya sampaikan beberapa tips dan beberapa hal yang berkaitan dengan kaidah ini.
Pertama, Lakukan update minimal sekali dalam sehari, untuk pekerjaan reguler anda. Dan pada saat saat tertentu pada pekerjaan insidental. Bisa anda lakukan di pagi hari atau di sore hari. Saya membagi informasi yang akan anda update kepada atasan anda ini menjadi beberapa kategori. Untuk kategori pekerjaan yang telah anda lakukan maka anda sampaikan updatenya tentang bagaimana hasilnya, apa evaluasinya dan apa yang akan anda lakukan berikut analisa kemungkinan kemungkinan resikonya dan hal apa yang sudah siapkan untuk menghadapi atai menyelesaikan resiko yang akan muncul tersebut. Kemudian untuk kategori yang kedua adalah pekerjaan yang sedang berjalan, anda sampaikan informasi kepada atasan anda bahwa pekerjaan masih anda progress. Jika tidak ada kendala anda cukup sampaikan bahwa pekerjaan sesuai dengan perencanaan. Namun jika ada kendala maka anda sampaikan analisa dan kendalanya apa saja dan apa yang akan anda lakukan untuk menyelesaikan kendala tersebut. Jadi update disini bukan hanya dimaknai bahwa kita punya masalah dan kita tanyakan apa yang akan atasan kita lakukan untuk masalah tersebut. Bukan, namun update disini juga bermakna anda menyampaikan hal hal apa saja yang akan anda lakukan untuk memperbaiki masalah masalah yang muncul atas pekerjaan yang sedang berjalan tersebut. Selanjutnya untuk pekerjaan yang akan anda lakukan maka anda sampaikan mengapa anda melakukan pekerjaan tersebut, latar belakang nya secara singkat dan apa yang akan lakukan lengkap dengan analisa analisa kemungkinan resiko yang anda hadapi dan juga apa persiapan yang akan anda lakukan untuk menghadapi resiko yang akan muncul tersebut.
Kedua, pada saat kita melakukan update pekerjaan kita kepada atasan kita, usahakan ada suasana brainstorming yang anda dan atasan anda lakukan. Bagi anda yang menjadi seorang unsur pimpinan maka buatlah sebuah suasana diskusi antara anda dengan tim staff anda pada saat mereka update pekerjaan nya kepada anda. Ruang diskusi ini akan menjadi sebuah sarana yang menguatkan tim secara chemistry dan akan menjadi sarana pembelajaran atau coaching yang terbaik untuk tim anda. Tim anda akan mendapatkan sebuah inspirasi dari diskusi diskusi yang anda fasilitas. Bagi anda yang menjadi staff dalam melakukan proses update tersebut, maka yang anda lakukan adalah anda berusaha menyampaikan rencana rencana kerja yang akan anda lakukan dan mintalah pendapat dari atasan anda tentang hal hal yang akan anda lakukan. Jadi kita sudah menyiapkan rencana rencana kerja yang akan anda lakukan atas sebuah pekerjaan yang telah anda lakukan.
Ketiga, Dan jangan lupa agar setiap saat anda melakukan update pekerjaan tersebut anda membawa catatan. Karena dalam setiap update yang anda lakukan anda jadi akan mendapatkan sebuah instruksi atau inspirasi baru atau ada konsen konsen baru dari atasan anda yang akan menjadi tanggung jawab anda. Dengan membawa buku catatan atau alat tulis maka anda telah melakukan sebuah investasi yang baik terhadap jiwa profesionalisme ada.
Sesungguhnya kaidah bukan hanya berlaku pada pekerjaan pekerjaan pokok yang kita lakukan di kantor. Namun pada kegiatan atau aktivitas aktivitas kecil yang kita lakukan di kantor juga berlaku kaidah ini. Bahwa akan memberikan keuntungan terhadap sebuah informasi yang tepat dan cepat terhadap sesuatu topik. Misalnya jika anda akan meninggalkan kantor karena ada urusan pribadi yang akan anda lakukan dalam waktu lebih dari 3 jam meninggalkan kantor, misalnya, anda harus update kapada atasan anda. Anda akan pergi kemana untuk urusan apa. Kenapa, karena jika anda sebagai seorang manajer kemudian ada atasan anda seorang division head yang menanyakan keberadaan section head anda. Dan karena anda tidak mengetahui kepana dan dengan urusan apa section head anda meninggalkan kantor, maka anda akan mendapatkan sebuah penilaian kalau anda tidak mampu mengontrol staff anda. Demikian juga bagi anda yang meninggalkan kantor tanpa informasi tersebut, akan mendapatkan sebuah penilaian yang kurang bagus terhadap terhadap diri anda. Saya bahkan setiap kalu akan melakukan perjalanan dinas ke site atau proyek saya selalu update kepada General Manajer saya atau Division head saya dan biasanya saya cc kan kepad dua orang. Pertama adalah direktur saya yang menjadi atasan tidak langsung saya dan kepada tim saya.
Untuk departemen atau untuk pekerjaan pekerjaan tertentu yang merupakan atau mendekati sebuah proyek, maka update ini dilakukan bisa jadi intervalnya akan lebih lama. karena membutuhkan waktu yang lebih lama memang untuk penyelesaikannya. Manfaat nyata yang akan anda dapatkan jika anda melakukan kaidah ini adalah akan adanya sebuah kesempatan kepercayaan dari atasan langsung, atasan tidak langsung dan dari tim anda. Mereka akan mendapatkan sebuah cara kerja yang profesional dengan apa yang kita lakukan. Harusnya saat ini sudah tidak menjadi alasan kembali jika ternyata anda pada suatu waktu melakukan perjalanan dinas, kemudian anda lupa untuk mengupdate dinas anda kepada atasan anda, karena sekarang alat komunikasi saya katakan semua sudah memiliki. Gunakan SMS, WA media yang lain untuk mengabarkan bahwa anda hari ini sampai beberapa hari kedepan melakukan perjalanan ke site atau proyek.
Kalau ada pertanyaan, “Harusnya kan atasan saya tau apa yang telah saya lakukan..? tanpa harus saya mengupdate kepada beliau. Yup, saya katakan anda tidak salah. Idealnya memang demikian. Namun bagaimana atasan anda mengetahui jika anda tidak melakukan update nya kepada beliau. Dan kalaupun ada seorang atasan yang berusaha mencari tahu atas apa yang telah dan sedang anda kerjakan, pengetahuan atasan anda tentang apa yang sudah dan akan anda lakukan tidak selengkap ketika anda yang melakukan atau memberikan update tersebut. Sekali lagi kepentingan kaidah ini sebenarnya bukan untuk atasan anda maupun tim sejawat anda mapun kepada tim anda, namun manfaat terbesar dari kaidah ini adalah untuk anda. Ya untuk anda, untuk kita, bukan orang lain. Karena update informasi ini akan memberikan sebuah penilaian bahwa anda profesional, bahwa anda bertanggung jawab, bahwa anda komunikatif dan yang pasti anda adalah orang yang bisa dipercaya dengan hal yang sudah anda lakukan dengan memberikan update informasi ini.
Pertanyaan selanjutnya, kapan anda akan mulai melakukan dan memperbaiki hal sederhana ini?. Kapan anda akan menghadap atasan anda melakukan update pekerjaan anda?. Segera ambil smartphone anda dan segeralah memberikan informasi dan update tentang agenda dinas anda kepada atasan anda. Hehe. Mulai saat ini kita perbaiki, karena kita PROFESIONAL YANG DAPAT DIPERCAYA DAN DIANDALKAN.
Tetap Semangat